SITEM INFORMASI PENYIMPANAN DATA KEARSIPAN DENGAN PHP (INTERNET)

Abstrak

Tujuan untuk dibuatnya sistem ini untuk merubah sistem pencatan kearsipan dimana dulu bagi pegawai hanya melakukan cara manual sehingga sangat banyak sekali terjadi kehilangan data. Dengan dibuatnya sistem ini maka yang dulu hanya dilakukan secara manual dan pasti ada proses pengiriman ke sub bagian yang lain dengan perantara orang maka untuk saat ini hanya perlu dikoneksikan melalui internet (intranet khusunya) semua hal tentang keterlambatan, kehilangan ataupun hal- hal lain sering terjadi ketika masih dengan proses manual dapat diminimalisir.

Pendahuluan

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

1. Latar Belakang

Dewasa ini perkembangan dunia usaha melaju pesat dengan tingkat persaingan yang semakin ketat. Dalam situasi demikian mengakibatkan suatu kantor harus mempertahankan keberadaannya agar kelangsungan hidup kantor dapat terjamin. Hal ini merambah juga pada informasi, sehingga memerlukan sumber daya manusia yang berkualitas. Informasi dalam suatu kantor berupa data – data yang telah diolah dan akhirnya dapat dimanfaatkan untuk memperlancar kegiatan administrasi yang ada di kantor.

Menyadari betapa pentingnya peranan dan fungsi arsip bagi kepentingan tugas pokok suatu lembaga pemerintah, swasta atau organisasi, sehingga perlu adanya sistem yang terkomputerisasi secara jelas. Sistem kearsipan berhubungan dengan pengelola kearsipan dimana kegiatannya dimulai dari pencatatan dan penyimpanan maka dari itu diperlukan sumber daya manusia yang menguasai kearsipan dan teknologi komputerisasi untuk mempermudah dalam hal membantu tugas kearsipan. Sehingga arsip yang diperlukan pegawai lain dapat cepat ditemukan oleh pegawai yang bertugas di unit lainnya.

2. Perumusan Masalah

Dari analisis sistem yang telah dilakukan, maka didapatkan beberapa permasalahan yang muncul pada sistem manual yang ada saat ini sehingga rumusan permasalahan yang perlu diangkat dalam perancangan dan pembuatan aplikasi sistem informasi kearsipan di antara lain:

  1. Bagaimana proses penerimaan surat masuk dan disposisi surat masuk bisa sampai lebih cepat pada instansi yang terdapat di dalam suatu instansi?
  2. Bagaimana mengurangi resiko kesalahan dan kehilangan data surat masuk dan surat keluar dalam proses memasukan data?

3. Tujuan dan Manfaat

Untuk tujuan terdiri dari beberapa pilihan diantara lain :

  1. Mempercepat proses pegiriman surat masuk dan disposisi surat masuk dengan mengembangkan sistem informasi kearsipan.
  2. Memperkecil resiko kerusakan dan kehilangan data surat masuk dan surat keluar pada saat proses memasukan data.

Sedangkan untuk manfaat terdiri dari :

  1. Dapat melakukan proses surat menyurat dengan cepat, tepat dan efisisen.
  2. Dapat menentukan status surat masuk dan surat keluar yang sedang dalam proses surat menyurat dengan cepat, jelas dan terperinci.
  3. Dapat meminimalkan kehilangan dan rusaknya data-data atau dokumen-dokemuen penting yang ada terutama saat adanya proses peminjaman surat masuk.
  4. Pembuatan laporan tahunan yang meliputi laporan surat masuk, disposisi surat masuk, peminjaman surat masuk dan surat keluar dapat dilakukan dalam waktu yang singkat dan akurat.

II. Tahapan Penelitian

Metode penelitian ini membutuhkan waktu yang cukup lama mulai dari mempelajari dulu sistem kearsipan yang berlaku ketika saat itu kemudian membuat implementasinya sebelum dijadikan program lalu membuat program dengan beberapa perbaikan disistem program itu sendiri dan yang terakhir membuat laporannya. Berikut skema dari tahapan penelitian :

  1. Proses mempelajari sistem kearsipan secara manual selama 7 hari.
  2. Proses mengimplementasikan ke aplikasi sistem kearsipan selama kurang lebih 30 hari.
  3. Perbaikan untuk sistemnya sekitar membutuhkan waktu 15 hari.
  4. Membuat laporan membutuhkan waktu 7 hari.

III. Analisa Sistem

Bagian-Bagian Yang Terlibat Dalam Sistem KerjaAdapun bagian-bagian yang terlibat dalam sistem informasi penyimpanan data kearsipan adalah sebagai berikut:

Unit Kearsipan

Unit yang melaksanakan kegiatan penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian dan penyimpanan.

Unit Pengolah

Unit dimana para staf bertugas melakukan pengolahan surat baik surat masuk ataupun surat keluar.

Dokumen Yang Digunakan Dalama Sistem Kerja

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi penyimpanan data kearsipan sebagai bukti kerja yang mempermudah dalam pembuatan laporan adalah sebagai berikut:

1.  Kartu Kendali Surat Masuk

    Kartu Kendali Surat Masuk adalah kartu yang digunakan sebagai bukti surat masuk dengan mencatat indeks surat masuk, nomor surat, tanggal surat masuk, jumlah lampiran, darimana surat ini dan unit pengolah mana yang menerima surat ini.

    2.  Lembar Disposisi

      Lembar Disposisi adalah lembaran yang digunakan untuk mendisposisi (menyetujui) surat masuk oleh pegawai ataupun kepala unit kearsipan.

      3.  Kartu Kendali Surat Keluar

        Kartu Kendali Surat Keluar adalah kartu yang digunakan sebagai bukti surat keluar dengan mencatat indeks surat keluar, tanggal surat keluar, jumlah lampiran, tujuan surat dan unit pengolah yang mengolah surat keluar ini.

        4.  Lembar Peminjaman Surat

          Lembar Peminjaman surat adalah lembaran yang digunakan untuk sarana peminjaman surat masuk oleh pegawai, baik pegawai kearsipan sendiri ataupun dari instansi dalam lain.

          IV. Implementasi Program

          Untuk bagian implementasi pemograman ada banyak implementasinya tetapi untuk saat ini saya menginformasikan beberapa informasi listing program untuk proses koneksi dengan database seperti MySql atau SQL Server :

          php

          $db_koneksi=mysql_connect(“localhost”,”root”,””);

          if (!$db_koneksi)

          die(“koneksi ke Mysql Gagal”);

          mysql_select_db(“kearsipan”,$db_koneksi);?>

          sedangkan untuk salah satu proses input menggunakan query :

          $sql=”insert into variable yang diimplementasikan

          Dimana untuk $sql itu hanya sebagai implementasi dimana data-data yang diinputkan di form yang tersedia dia akan langsun terupdate di database dan juga bisa ditampilkan di form kerasipan tersebut.

          V. Kesimpulan

          Dari hasil pembahasan pada sistem informasi penyimapanan data kearsipan, dapat diambil kesimpulan antara lain:

          1. Proses pengiriman surat masuk dan disposisi surat masuk dapat lebih cepat sampai ke instansi dalam yang dituju dengan menggunakan program digital yang menyediakan fasilitas untuk meneruskan disposisi surat  masuk langsung  menuju ke instansi yang dituju oleh surat tersebut tanpa harus diantar dari instansi pengolah.
          2. Proses pencatan surat masuk dan surat keluar dapat dilakukan dengan lebih efisien karena tidak dilakukan secara manual lagi tetapi sudah terkomputerisasi dengan menggunakan aplikasi sistem informasi kearsipan.

          DAFTAR PUSTAKA

          http://www.g-excess.com/id/pengertian-kearsipan-dan-beberapa-peranan-penting-dari-kearsipan.html

          About these ads

          1 Comment »

          1. maaf mas kebetulan sourcenya uda hilang… kl masnya mau bs coba langsung ke kampus UNAIR di kampus C FST pinjam di perpustakaanya :D


          { RSS feed for comments on this post} · { TrackBack URI }

          Leave a Reply

          Fill in your details below or click an icon to log in:

          WordPress.com Logo

          You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

          Twitter picture

          You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

          Facebook photo

          You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

          Google+ photo

          You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

          Connecting to %s

          Follow

          Get every new post delivered to your Inbox.

          %d bloggers like this: